Eftersom alla fastigheter över tid behöver underhåll ställs nästan alla någon gång inför behovet att upphandla, driva och i viss mån genomföra ett byggprojekt. Detta gäller oavsett om man är ett fastighetsbolag, en bostadsrättsförening eller en privatperson.
Då omfattningen på projekten ofta varierar i storlek, allt från en fasadrenovering till nybyggnation av flerfamiljshus så varierar även kunskapen och kraven som ställs på utförandet.
Alla omfattande projekt behöver styrning för att projektet skall följa påbud och lagar samt att projektet skall bli lyckat.
I nedanstående bilder ser ni de funktioner som normalt omfattas vid ett projekt
Byggprojektledaren är ett beställarombud som anlitas av beställaren för att säkerställa att denna är representerad av kompetent personal som företräder beställarens intressen.
Projektering
I större projekt kan det finnas en projekteringsledning vars uppgift är att ta hand om projekteringen i byggprojektet. I detta skede tas alla handlingar, rambeskrivningar, ritningar, specifikationer, tekniska och juridiska krav fram för byggentreprenaden. Men i mindre projekt är det vanligt att byggprojektledaren också är projekteringsledare. Då tar denna fram alla underlag som behövs, oftast samma som i större projekt, så att en korrekt utförd upphandling kan genomföras. För att projektet skall ha förutsättningar att bli lyckat krävs kompetens och erfarenhet inom såväl byggteknik som juridik, annars överses nästan alltid detaljer i projekteringen. Dessa leder senare till onödiga ÄTA-kostnader samt försening av projektet. Ändamålet med projekteringen är att sammanställa omfattningen och vad som skall göras, detta kallas sedan förfrågningsunderlag och ligger till grund för upphandlingen. Genom ett bra förfrågningsunderlag kan offerter i upphandlingsförfarandet göras jämförbara.
Upphandling
I detta skede är det viktigt att få ett stort omfång av jämförbara anbud. I vissa fall kan det finnas reservationer i de lämnade anbuden, det är då viktigt att utvärdera dessa. Anbudsmöten hålls med de entreprenörer som uppfyller grundläggande krav. Därefter skapas en anbudsutvärdering åt beställaren.
För det otränade ögat kan offerter se mycket snarlika ut men innehålla stora skillnader. Det kan exempelvis vara specifikationer för kostnader för tillkommande arbeten vilka kan vara svåra att utvärdera som lekman eller lätt förbises i sin helhet. Detta leder då till att felaktiga beslut tas i upphandlingsfasen och bilden av priset blir felaktigt.
Upphandlingsfasen avslutas med att ett entreprenadavtal signeras av entreprenör och beställare. Det är viktigt att entreprenadavtalet upprättas eller granskas av sakkunnig som är anlitad av beställaren.
Byggledning
I många hänseenden kan en byggprojektledning beskrivas som ett filter, eller bro, mellan beställare och entreprenören och underentreprenörer. Byggprojektledaren ska ha en helhetsbild av projektet och se till att leda och driva det framåt. Projektledaren håller kontakten med entreprenör, är mellanhanden mellan entreprenör och beställare, granskar kostnader, håller byggmöten, medverkar på besiktningar m.m. Det betyder inte att projektledaren själv ska kunna precis varenda detalj om allting i projektet, men hen ska veta vem som gör vad och varför samt hålla i alla trådar i projektet. I många hänseenden är detta som all form av projektledning – koordinering av människor och resurser för att säkerställa att alla vet vad som ska göras och när det ska göras.
Överlämning
När projektet börjar närma sig sitt slut genomförs en slutbesiktning, vilken projektledaren närvarar vid. Slutbesiktningen ska kontrollera att ni som beställare fått vad som avtalats och att allt utförts fackmässigt. Utlåtandet från besiktningen ger er ett kvitto på att entreprenaden har utförts korrekt och enligt avtal. Om entreprenaden godkänns påbörjas en garantitid för entreprenaden som i totalentreprenader (ABT06) är fem år. Eventuella anmärkningar som besiktningsmannen noterar på slutbesiktningen ska avhjälpas av entreprenören som sedan skickar ett signerat utlåtande över slutbesiktningen när detta är utfört. Projektledaren ser till att all ekonomi är reglerad i projektet och skickar över den projektdokumentation vi upprättat under projektet till beställaren.
Extra viktigt för bostadsrättsföreningar
Syftet med byggprojektledning är att underlätta för beställaren genom att bistå med tid och kompetens. Det är lätt att tro att man genom att ta in offerter från entreprenörer bildar sig en god bild över prisläget och utförandet. Det är dock inte ovanligt att anbud varierar med mer än 50% mot genomsnittsanbudet. Det är då svårt att bringa klarhet i vad skillnaderna är om man saknar kompetens och erfarenhet inom upphandlingar.
Tyvärr finns det även allt för många fall där styrelser i bostadsrättsföreningar tar sig an allt för stora projekt. Då de även har vardagsjobb, blir projektledningen eller privatlivet lidande. Vad som börjar med en vilja att spara medlemmarnas pengar – slutar då ofta i det omvända